System dla przedstawicieli medycznych

Opis ogólny systemu

Informacja to obecnie jeden z najcenniejszych towarów. Docierająca na czas, kompletna i właściwie zinterpretowana stanowi wręcz nieocenione źródło danych potrzebnych do sprawnego i efektywnego zarządzania firmą praktycznie w każdej branży.

Opracowane przez nas rozwiązanie zapewnia kompleksową i w pełni skalowaną działalność przedstawicieli medycznych oraz osób zarządzających ich pracą. Dzięki zastosowaniu przenośnych komputerów typu PALM i wykorzystaniu w pełni ich funkcjonalności otrzymane efekty są porównywalne z tradycyjnymi komputerami klasy PC obniżając koszty systemu o 50 % !!.Oprócz typowej działalności przedstawicieli związanej z gromadzeniem danych w terenie i wstępnym ich przetwarzaniem, istnieje możliwość wysyłania fax-ów, przyjmowania i wysyłania poczty elektronicznej e-mail oraz drukowania potrzebnych dokumentów bezpośrednio z PALM TOP-a. Uzyskujemy ten sposób w bardzo sprawne narzędzie pracy dla przedstawiciela pracującego poza firmą.

Podstawowe funkcje systemu na komputerze PALM:

• Prowadzenie kartotek odwiedzanych klientów z podziałem na segmenty rynku (apteki, lekarze, szpitale, hurtownie ),
• Prowadzenie pełnych kartotek oferowanych produktów wraz informacjami o promocjach,
• Planowanie czasu pracy przedstawiciela,
• Wypełnianie i gromadzenie ankiet wypełnianych po wizycie u klienta (zoptymalizowany proces wprowadzania danych pod kontem oszczędności czasu),
• Optymalizacja procesu odnajdywania danych w bazach (słowa kluczowe, metoda kolejnych przybliżeń),
• Sporządzanie szeregu raportów i zestawień na potrzeby przedstawiciela na podstawie gromadzonych danych,
• Możliwość drukowania ankiet i wyników zestawień na dowolnej drukarce wyposażonej w port podczerwieni lub złącze RS 232,
• Druk wszystkich dokumentów z polskimi znakami,
• Gromadzenie informacji o działaniach konkurencji,
• Archiwizacja danych na kartach pamięci SD (PALM PILOT-y modele: m125, m130, m500, m515,
• Szereg zabezpieczeń wykluczających pomyłki operatora,
• Komunikacja z centralą za pośrednictwem linii telefonicznej, sieci GSM lub podstawki komunikacyjnej (w siedzibie firmy).

Ważne cechy proponowanego rozwiązania:

• Możliwość uruchomienia systemu na dowolnym komputerze typu PALM wyposażonym w System Operacyjny PALM OS,
• Spolszczony System Operacyjny,
• Automatyczna diagnostyka systemu na PALM PILOT-cie,
• Optymalizacja systemu pod kątem szybkości działania, "przyjaznego" interfejsu oraz czasu wymiany danych z centralą,
• Czas pracy PALM-a bez ładowania akumulatora wynosi ok. 20 DNI !!
• Czas wymiany danych z centralą (przesłanie i pobranie) przy ok. 200 wypełnionych ankiet wynosi 4 MINITY,
• Możliwość instalacji całego sytemu wraz z bazami danych za pośrednictwem linii telefonicznej lub sieci GSM,
• Obsługa e-mail wraz z załącznikami (wysyłanie i odbieranie listów),
• Obsługa wysyłania fax-ów bezpośrednio z PALM-a na fax-y stacjonarne,
• Możliwość wysyłania fax-ów i e-mail za pośrednictwem telefonów GSM,
• Pełna sprawozdawczość postaci raportów i zestawień sporządzanych na potrzeby przedstawiciela wprost na komputerze przenośnym.

Serwer w centrali firmy

Serwerem w centrali jest komputer klasy PC wyposażony w aplikację ES-MED CENTRALA, który wykorzystywany jest do przechowywania danych oraz do komunikacji z komputerami przenośnymi przedstawicieli. Do podstawowych funkcji serwera należą:

• Przygotowywanie formatek ankiet dla przedstawicieli.
• Obsługa procedur komunikacyjnych Centrala - PALM
• Pobieranie i analiza danych otrzymanych od przedstawicieli medycznych
• Zarządzanie kontami poszczególnych handlowców
• Import informacji o towarach i klienta z systemu informatycznego firmy
• Analiza i porównanie działalności poszczególnych przedstawicieli według różnych kryteriów
• Analiza ankiet sporządzanych przez pracowników w terenie (23 raporty i zestawienia)

Komunikacja Centrala - Przedstawiciel

Komunikacja baz danych komputera przenośnego i serwera centralnego odbywa się na zasadzie synchronizacji. Oznacza to, iż podczas połączenia PALM-a z systemem centralnym sprawdzany jest unikalny identyfikator komputera przenośnego, po którym system go rozpoznaje i kieruje komunikację do odpowiedniej "skrzynki" z danymi przeznaczonymi właśnie dla niego. Sprowadzana jest następnie zgodność baz danych PALM-a i centrali a następnie przesyłane są dane; z centrali te, których nie ma na komputerze handlowca (nowe artykułu, nowe ceny, itp.), natomiast z palma do centrali przesyłane są informacje o nowych ankietach, klientach itd. Stosując metodę synchronizacji danych (przesyłanie w dwie strony tylko różnic) osiągamy bardzo istotne skrócenie czasu potrzebnego na komunikację i jednocześnie duże bezpieczeństwo danych, gdyż składowane są one w dwóch miejscach; na serwerze w centrali oraz na komputerze przedstawiciela.

Istnieją trzy podstawowe sposoby komunikacji między komputerem handlowca a centralą:

• Przez podstawkę komunikacyjną - port RS 232 lub USB
• Za pośrednictwem modemu i linii telefonicznej
• Za pośrednictwem portu podczerwieni i telefonu GSM takiż port wyposażonego.