System sprzedaży RADIKS^FT

Ogólny opis systemu

W dobie szybko rozwijającego się handlu i z wiązanymi z tym potrzebami szybkiego dotarcia i sprawnej obsługi klienta, przenośne systemy sprzedaży stają bardzo istotnym elementem rozwiązań informatycznych funkcjonujących w firmach dystrybucyjnych.

Wychodząc naprzeciw potrzebom małych i średnich firm chcących zmodyfikować i rozwinąć metody kontaktu i obsługi klientów opracowaliśmy system sprzedaży mobilnej zintegrowany z jednym z najpopularniejszych obecnie systemów magazynowych - mowa tu o programie SUBIEKT firmy Insert.

Opracowane przez nas rozwiązanie zapewnia kompleksową i w pełni skalowaną działalność przedstawicieli handlowych oraz osób zarządzających ich pracą. Dzięki zastosowaniu przenośnych komputerów typu PALM i wykorzystaniu w pełni ich funkcjonalności otrzymane efekty są porównywalne z tradycyjnymi komputerami klasy PC obniżając koszty systemu o 50 % !!.Oprócz typowej działalności związanych z prowadzeniem sprzedaży i zbieraniem zamówień od klienta, istnieje możliwość wysyłania fax-ów oraz przyjmowania i wysyłania poczty elektronicznej e-mail bezpośrednio z PALM TOP-a. Uzyskujemy ten sposób w bardzo sprawne narzędzie pracy dla handlowca pracującego poza firmą.

Podstawowe funkcje systemu na komputerze PALM:

• Prowadzenie stanów magazynowych,
• Prowadzenie kartotek poszczególnych towarów,
• Prowadzenie kartotek klientów,
• Możliwość rejestracji kartotek nowych klientów,
• Możliwość wystawiania i drukowania faktur VAT,
• Szybkie szukanie towarów według zadanych kryteriów,
• Sporządzanie zamówień na towarów od klientów,
• Wydruk dokumentów na dowolnej drukarce wyposażonej w port podczerwieni lub złącze RS 232,
• Drukowanie paragonów fiskalnych na drukarce fiskalnej OPTIMUS-iC VENTO,
• Druk wszystkich dokumentów z polskimi znakami,
• Rejestracja daty i godziny rejestracji faktur i zamówień w systemie,
• Przeglądnie i drukowanie cennika,
• Szczegółowy rejestr faktur,
• Rozbudowane funkcje sporządzania raportów i zestawień (20 różnych możliwości),
• Możliwość wydruku każdego raportu lub wysłania go fax-em bądź e-mail,
• Komunikacja za pośrednictwem linii telefonicznej lub sieci GSM,
• Szereg zabezpieczeń wykluczających pomyłki operatora

Ważne cechy proponowanego rozwiązania:

• Możliwość uruchomienia systemu na dowolnym komputerze typu PALM wyposażonym w System Operacyjny PALM OS,
• Spolszczony System Operacyjny,
• Automatyczna diagnostyka systemu na PALM PILOT-cie,
• Optymalizacja systemu pod kątem szybkości działania, „przyjaznego" interfejsu oraz czasu wymiany danych z centralą,
• Czas pracy PALM-a bez ładowania akumulatora wynosi ok. 17 DNI !!
• Czas wymiany danych z centralą (przesłanie i pobranie) przy ok. 200 wypełnionych ankiet wynosi 4 MINUTY,
• Możliwość instalacji całego sytemu wraz z bazami danych za pośrednictwem linii telefonicznej lub sieci GSM,
• Obsługa e-mail wraz z załącznikami (wysyłanie i odbieranie listów),
• Obsługa wysyłania fax-ów bezpośrednio z PALM-a na fax-y stacjonarne,
• Możliwość wysyłania fax-ów i e-mail za pośrednictwem telefonów GSM,
• Pełna sprawozdawczość postaci raportów i zestawień sporządzanych na potrzeby przedstawiciela wprost na komputerze przenośnym.

Serwer w centrali firmy

Serwerem w centrali jest komputer, na którym zainstalowany jest SUBIEKT 4 PLUS/MEGA. Dodatkowo działa na nim program LOGMASTER (element RADIKS FT). Jego zadaniem jest pośredniczenie w wymianie danych między SUBIEKT-em a RADIKS-em FT. Wszystkie operacje związanie z przekazywaniem i pobieraniem danych z komputera PALM przebiegają automatycznie po wciśnięciu jednego przycisku w podstawce komunikacyjnej PALMA-a lub nawiązaniu połączenia modemowego. Oprogramowanie umieszczane na komputerze centralnym zostało zoptymalizowane tak, aby nie nastręczało użytkownikowi problemów związanych z jego obsługą oraz konfiguracją. Metody wymiany informacji zostały tak zaprojektowanie, aby w przypadku pojawienia się wersji piątej Subiekta nie było konieczności ich zmian i aktualizacji systemu RADIKS FT. Niewątpliwą zaletą jest fakt, iż aby używać systemu RADIKS FT nie ma konieczności posiadania komputera PC o specjalnej - rozbudowanej konfiguracji. Jedynym istotnym wymaganiem jest konieczność użytkowania Systemu Operacyjnego MS Windows 98 lub nowszego.

Komunikacja Centrala - Handlowiec

Komunikacja baz danych komputera przenośnego i serwera centralnego odbywa się na zasadzie synchronizacji. Oznacza to, iż podczas połączenia PALM-a z systemem centralnym sprawdzany jest unikalny identyfikator komputera przenośnego, po którym system go rozpoznaje i kieruje komunikację do odpowiedniej "skrzynki" z danymi przeznaczonymi właśnie dla niego. Sprowadzana jest następnie zgodność baz danych PALM-a i centrali a następnie przesyłane są dane; z centrali te, których nie ma na komputerze handlowca (nowe artykułu, nowe ceny, itp.), natomiast z palma do centrali przesyłane są informacje o nowych fakturach, klientach itd. Stosując metodę synchronizacji danych (przesyłanie w dwie strony tylko różnic) osiągamy bardzo istotne skrócenie czasu potrzebnego na komunikację i jednocześnie duże bezpieczeństwo danych, gdyż składowane są one w dwóch miejscach; na serwerze w centrali oraz na komputerze handlowca.

Istnieją trzy podstawowe sposoby komunikacji między komputerem handlowca a centralą:

• Przez podstawkę komunikacyjną i port RS 232
• Za pośrednictwem modemu i linii telefonicznej
• Za pośrednictwem portu podczerwieni i telefonu GSM takiż port wyposażonego

Współpraca RADIKS FT z drukarką fiskalną

Konieczność drukowania paragonów fiskalnych do faktur wystawianych dla osób fizycznych oraz umożliwienie użytkownikowi rozwiązania RADIKS FT skłoniła nas do integracji urządzenia fizykalnego z naszym systemem. Jako końcówka fiskalna systemu sprzedaży pracującego na komputerze PALM zastosowana została drukarka fiskalna firmy OPTIMUS-IC model VENTO. Dlaczego właśnie to urządzenie? Otóż jest to najmniejsza obecnie dostępna na polskim rynku drukarka fiskalna. Dużą zaletą jest również to, iż jest urządzenie przenośne, posiada certyfikat homologacji według nowych zasad ministerialnych. Cena tej drukarki najniższą na rynku w segmencie drukarek fiskalnych. Komputer PALM podłączony jest z drukarką fiskalną za pomącą specjalnego przewodu komunikacyjnego, który łączy złącze PALM-a z portem RS 232 drukarki. Do obsługi tegoż urządzenia napisany został specjalny sterownik pracujący pod kontrolą sytemu operacyjnego PALM OS zapewniający pełną kontrolę nad pracą drukarki w raz z obsługą sytuacji wyjątkowych typu brak papieru w drukarce, drukarka wyłączona, błędna stawka VAT dla towaru.